digitallotsen - 10 Tipps für mehr Produktivität

Wenn die Produktivität leidet und der Fokus verrutscht

Ich bin mir sicher, du kennst das auch: Die Todo-Liste wächst, das Email-Fach plingt und das Facebookicon hüpft. Du springst von einer Aufgabe in die nächste und löschst das Feuer, welches am höchsten brennt? Dein Fokus ist verrutscht und deine Produktivität leidet. Irgendwann wird es so viel, dass du lieber die Spülmaschine ausräumst, anstatt die Liste abzuarbeiten?

Ja, so geht es mir auch manchmal. Ich schaffe es allerdings immer wieder mich aus diesem Chaos zu befreien und neu zu fokussieren.

Wie du es schaffst aus diesem Kreislauf auszubrechen

Es gibt viele Möglichkeiten wieder in die richtige Bahn zu kommen, die Produktivität zu steigern und den Fokus neu auszurichten. Einige davon möchte ich dir in Form dieses Blogartikels erläutern und dir zeigen, wie ich es schaffe mich aus dem Chaos zu befreien.

Mit den folgenden Tipps schaffst du es garantiert fokussierter zu arbeiten und mehr zu schaffen.

 

1. Emails sind wahre Produktivitätskiller

Rufe deine Mails nur zu bestimmten Zeiten ab. Denn erstens lenkt es dich jedes Mal ab, wenn eine neue Mail ins Postfach eingeht und 2. Je nach Email-Inhalt befasst du dich jedes Mal mit einem neuen Thema – hier liegt einer der Gründe für dein „Projekthopping“!

Ich versuche meine Mails nur einmal alle 2 Stunden abzurufen und entsprechend zu reagieren.

 

2. Achte auf ausreichend Schlaf

Es mag vielleicht absurd klingen, dennoch ist ein Schlafmangel ebenfalls ein Produktivitätskiller. Es ist halt auch einfach schwierig konzentriert zu arbeiten, wenn man müde ist. Also sorge dafür, dass du ausreichend schläfst, damit du produktiv arbeiten kannst.

 

3. Sport am Morgen vertreibt Kummer und Sorgen

Jetzt schreien wieder alle Sportmuffel auf, aber wer morgens Sport treibt ist fit für den gesamten Tag. Das kenne ich aus eigener Erfahrung. An keinem anderen Tag der Woche bin ich so frisch im Kopf, wie an den Tagen an denen ich vor der Arbeit Laufen war. Ich kann das nur empfehlen.

 

4. Friss die Kröte – das Schwierigste zuerst

Rein psychologisch gesehen ist es am sinnvollsten, die Aufgaben zuerst zu erledigen, auf die du die keine Lust hast. Andernfalls schiebst du sie so lange, bis sich dermaßen viel Druck aufgebaut hat, dass du gar keine andere Wahl mehr hast. Im schlimmsten Fall gibt es dann nicht nur eine Aufgabe dieser Art, sondern gleich Mehrere. Hier tritt dann oft der Fall ein, in dem du komplett resignierst. Deswegen erledige erst das was du eigentlich noch ewig schieben möchtest, oder nimm solche Aufträge erst gar nicht an.
Zudem verschafft dir die Erledigung dieser Aufgaben einen wahnsinnigen Motivationsschub. Auch das kenne ich von mir selbst. Wenn die Aufgabe erledigt ist fühle ich mich meist hervorragend gut J

 

5. 3 mal 5 Minuten Bewegung am Tag – das wirkt wahre Wunder

Im Juni dieses Jahres war ich auf einem Vertriebsseminar. Dort hat ein Partner des Veranstalters 3-mal für 5 Minuten „Sport“ mit den Teilnehmern gemacht. Das habe ich in meinen Alltag mit aufgenommen und es bringt mir wahnsinnig viel. Hiermit sind Übungen wie Kniebeugen, Hampelmann, Strecken auf Zehenspitzen, etc. gemeint. Hier habe ich ein paar mögliche Übungen für dich verlinkt: Dein Schreibtischworkout

 

6. Atme tief durch

Wenn du an einer Aufgabe hängst hilft es, wenn du am Fenster ein paar tiefe Atemzüge nimmst. Das wird dir neue Energie geben und du kannst weitermachen.

 

7. Plane und strukturiere deinen Tag und mache Haken

Ich plane meinen Tag immer am Abend zuvor. So weiß ich genau was am kommenden Tag auf mich zukommt. So brauche ich auch abends im Bett keine Gedankenkreise mehr darum zu ziehen, ob ich noch etwas Wichtiges vergessen habe. Außerdem mache ich hinter jede erledigte Aufgabe einen Haken – das tut so gut und motiviert mich, noch mehr zu schaffen. Ich liebe es Haken zu machen J

 

8. Lerne „Nein“ zu sagen

Klingt banal, ist aber total wichtig. Du kannst es nicht jedem recht machen und du kannst auch nicht alles schaffen. Wenn du eh schon einen straffen Terminplan gepaart mit voller Deadline hast, dann kannst du einfach keinen weiteren Job annehmen, der sich dort noch hineinquetschen möchte. Entweder kann er warten, bis alles andere erledigt ist, oder du musst einfach auch mal nein sagen.

 

9. Achte auf eine angebrachte Arbeitsumgebung

Wenn ich nicht im Büro, sondern in meiner Wohnung am Küchentisch arbeite, dann fühle ich mich von der Wäsche, dem Geschirrspüler oder rumliegenden Gegenständen total abgelenkt. Entweder fange ich dann an aufzuräumen, oder versuche es zu ignorieren, was mir aber nur bedingt gelingt. Sitze ich im Büro, wo sich eh alles nur um digitallotsen und meine Kunden dreht ist alles gut. Also: Erschaffe eine für dich perfekte Arbeitsumgebung und nutze sie.

 

10. Mache Pausen und iss ausreichend

Pausen sind essentiell für produktives und kreatives Arbeiten. Nutze deine Mittagspause um etwas zu essen. Dein Körper und dein Geist benötigen Energie um adäquat arbeiten zu können – gib ihnen, was sie brauchen.

Es gibt auch zahlreiche Techniken um die eigene Produktivität zu steigern. Ich liste dir im Folgenden zwei dieser Techniken auf:

 

Pomodoro-Technik nach Francesco Cirillo

Bei der Pomodoro-Technik arbeitest du in 25-Minuten-Arbeitseinheiten. Das heißt du arbeitest immer 25 Minuten konzentriert an einer Aufgabe. Dabei lässt du dich von nichts ablenken: Keine Mails, kein Facebook, kein Telefon.

Anschließend machst du 5 Minuten Pause, in der du zum Beispiel eine kurze Bewegungs-Einheit einlegst, oder einfach deine Mails checkst.

Nach vier Arbeitseinheiten machst du eine lange Pause von 30 Minuten.

Dieses Arbeiten in Arbeitseinheiten soll zu einer deutlichen Produktivitätssteigerung führen, da du dazu neigen wirst die vorgenommene Arbeit tatsächlich in den 25 Minuten zu erledigen.

Achtung unnützes Wissen: Angeblich heißt die Pomodoro-Technik, Pomodoro-Technik, weil Herr Cirillo sich eine Eier-Uhr in Tomatenform zu Hilfe nahm. Diese hatte maximal 25 Minuten bis zum Gong – daher dauern die Arbeitseinheiten 25 Minuten

 

Das „Getting-Things-Done“-System (GTD)

Die Grundidee ist hierbei, dass das Gehirn kreativ funktioniert. Prokrastinieren kann das Gehirn nicht gut, weswegen es dich ständig an unerledigte Aufgaben, bzw. dass du dir vorgenommene Aufgaben noch erledigen musst.

Mit Hilfe eines sogenannten „Mind Sweep“ wird daher alles aufgeschrieben, was dir im Kopf an unerledigten Aufgaben herumgeistert. Und mit alles, meine ich wirklich alles! Beruflich wie privat! Diese so entstandene ToDo-Liste wird dann mit Hilfe des GTD-Workflows kategorisiert und in unterschiedliche kleinere ToDo-Listen unterteilt, bzw. neu organisiert. Hierbei dreht sich alles um die Fragen: Ist es Müll, oder muss ich es weiterverfolgen. Wenn ich es weiterverfolgen muss, wann muss ich es erledigen? Jetzt oder später? Kann ich es delegieren? Wenn ja, an wen?

Zudem gibt es in diesem System eine zwei-Minuten-Regel: Alles was maximal zwei Minuten dauert, wird jetzt sofort erledigt.

David Allen, der Entwickler dieser Methode, verfolgt hiermit das Ziel den Kopf von losen Ende zu befreien, damit du produktiv arbeiten kannst. Denn jede unerledigte Aufgabe in deinem Kopf belastet eben diesen und deine Konzentration leidet. Denn leider erinnert der Kopf, bzw. dein Hirn dich immer in den unpassendsten Momenten an deine Aufgaben.

Mehr zu diesem System erfährst du hier und hier.

 

Kommen wir noch zum Fokus

Wenn du produktiv arbeitest, hast du definitiv weniger Probleme mit deinem Fokus. Das ist so, weil du dich einfach auch weniger ablenken lässt.

Manchmal passiert es aber eben doch, dass auch ich meinen Fokus verliere und nicht mehr in der Lage bin dediziert an einer Aufgabe – beispielsweise meiner Positionierung zu arbeiten.

 

Auszeit lautet dann meine Zauberformel

In solchen Fällen lasse ich einen Tag lang jede Ablenkung zu. Zudem versuche ich früh Feierabend zu machen um mich komplett anderen Dingen zu widmen. Ich spiele mit den Kindern, mache Sport und erledige Dinge, die nichts mit meiner Arbeit zu tun haben. Am nächsten Tag allerdings widme ich mich ausschließlich dieser einen Sache, auf die ich mich bisher nicht mehr fokussieren konnte und lasse mich von nichts weiter ablenken. Ich schreibe alle Fragen auf, die sich um diese Aufgabe drehen und mache so eine Bearbeitung wieder möglich. Zudem sorge ich dafür, dass es auch keine Ablenkungen von außen geben kann: Keine Mails, kein Facebook, kein Telefon!

In der Regel reicht das aus um wieder in die Spur zu kommen.

Ansonsten kannst du noch folgendes tun…

 

1. Termine, Termine, Termine

Terminiere dir wichtige Dinge wie das Selbstmarketing und deine Positionierung. Lege zum Beispiel jeden Tag eine Stunde fest, in der du dich nur darum kümmerst. Oder jeden 2. Tag – je nach dem, wie es passt. Aber halte diese Termine ein!

 

2. Nutze deine ToDo-Liste für ein gutes Gefühl

Wenn du Haken auf deiner ToDo-Liste machen kannst, sorgt das für ein gutes Gefühl. Also nutze dies, um deinen Fortschritt sichtbar zu machen. Das hilft dich auf die Aufgaben zu fokussieren, die wirklich gerade anliegen UND es motiviert weiterzumachen

 

3. Multitasking ist nicht gut

Springe nicht nach Dringlichkeit von einer Aufgabe in die nächste, sondern mache immer erst eine Sache zu Ende. Du hast nur einen Kopf, deswegen macht es im Endeffekt keinen Sinn 5 Projekte gleichzeitig zu bearbeiten. Auch wenn es schwierig ist, weniger ist mehr.

 

Ich hoffe, dass die genannten Tipps dir weiterhelfen und freue mich wie immer auf dein Feedback. Vielleicht hast du selbst auch einen guten Tipp parat, wie du produktiver und fokussierter Arbeiten kannst.

Verrate ihn mir! Ich freue mich drauf.